среда, 4 апреля 2012 г.

Формирование заказа на учебники: методический практикум


Как же это, друзья?
Человек смотрит на вишни в цвету
А на поясе длинный меч!
Кёрай

Как правильно составить заявку на поставку учебников в ОУ? Какие нормативные документы позволяют отстоять право на выделение средств для  пополнения библиотечного фонда ОУ? Можно ли избежать распространенных ошибок? Эти вопросы часто задают  ответственные лица в ОУ за составление заявки, будь это завуч или персонал библиотеки. Поэтому в своей статье я старалась ответить на эти вопросы и устранить некоторые Причины неэффективности заказа учебников.  
В журнале "Школьная библиотека" за 2011 год №8 опубликована моя статья "Комплектование библиотек образовательных учреждений как условие реализации Федеральных государственных образовательных стандартов: методический практикум" 
Как и положено, сначала я даю ссылки на нормативы, а потом и сам алгоритм составления заявок на литературу в библиотеку ОУ. Нормативы Вам пригодятся для составления плана комплектования, анализа работы с учебным фондом, для формирования заявки и для составления программы развития библиотеки в части комплектования фондов.
Полностью материал прочитаете в №8, здесь я публикую извлечение  по  составлению заказа.

"После всех бухгалтерских  расчетов,  ОУ получает определенную сумму, на счет, для пополнения библиотечного фонда и методику расчета  заказа.
Если заявка выполняется централизованно по всем ОУ, то приказом отдела образования  назначается  ответственный специалист /методист за формирование заказа на уровне муниципального образования. Если  учреждение самостоятельно работает с заказом, то приказ составляется на уровне ОУ, также с указанием ответственного лица и сроков исполнения.
Показатель обеспеченности средствами на одного обучающегося можно рассчитать так: выделенная сумма, делится на контингент обучающихся ОУ. В сравнении со средней оптовой стоимостью учебника, рассчитаете приобретаемое количество учебников на выделенные средства. Этот показатель, пригодиться при подготовке финансовых и аналитических материалов.
Для определения списка учебников подлежащих включению в заявку, необходимо на общем педагогическом совете ОУ:
·              заслушать доклад о состоянии библиотечного фонда учреждения;
·              рассмотреть списки недостающей литературы, согласно приложения к учебному плану «Перечень программно-методического обеспечения учебного плана на 20__/20__ учебный год» ОУ; 
·              распределение списка недостающих учебников по источникам комплектования: за счет спонсорских средств, из средств муниципалитета, для самостоятельного приобретения законными представителями и т.д.;
·              решение педсовета внести в протокол, оформить выписку, проставить реквизиты и заверить.
Выписка из протокола педсовета ОУ должна храниться у ответственного за составление заказа и может быть представлена как доказательство общего решения педсовета в случае возникновения претензий, конфликтных ситуаций.
Далее оформляете бланк заказа, который должен быть выдержан в единой форме, установленного образца, утвержденный приказом отдела образования/учреждения. Табличный вариант бланка заказа на учебники целесообразно составлять на основе действующего, на момент составления заказа, Федерального перечня учебников, рекомендованных (допущенных) к использованию в образовательном процессе в образовательных учреждениях, реализующих образовательные программы общего образования и имеющих государственную аккредитацию. Пояснение к приказу/пояснительной записке: «Заказ формируется на основе ФП утв. приказом Минобрнауки от ____, № ____».
На бланке заявки в верхнем правом углу располагается гриф «Утверждаю» с ФИО руководителя ОУ, датой, подписью и печатью. Ниже, в центре, наименование заказа с обязательным указанием источника финансирования. Год издания учебника проставлять обязательно, с целью исключения выгоды в пользу поставщика.
В моей практике был заказ, в котором год издания не был указан, поскольку в ФП учебников он отсутствовал. Поставщик (известная российская книготорговая фирма) усмотрел в этом выгоду и поставил учебники на 2-3 года позднее издания, чем год исполнения заказа. Данный прецедент повлек за собой долгие административные разбирательства.

№ позиции ФП
Автор, название учебника
Издательство
Класс
Год издания
Количество
Сумма
515
Плешаков А.А., Природоведение
Дрофа
5
2010
25

ИТОГО:




В конце таблицы выводится итоговая сумма заказа и общее количество учебников. В нижнем левом углу бланка, как в любом официальном документе, принято указывать ФИО лица составившего бланк (Исполнил:), контактный телефон. Бланк  составляется в двух экземплярах один остается в ОУ для сверки.
 Методист/специалист, ответственный на уровне муниципалитета, за заказ, собирает такие бланки с каждого ОУ и составляет сводный заказ на учебники в формате Excel.
Далее, работа продолжается в тандеме со специалистами экономического отдела бухгалтерии – сверка, проставление цен, выверка итоговых сумм, подготовка и отслеживание заказа.
 Порядок и сроки поставки заказа по количеству и качеству регулируются условиями поставки (договор). Передача товара от поставщика к заказчику оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки и перевозки товара. Это могут быть накладные, товарно-транспортные накладные, счета, счета-фактуры. Приемка товаров по количеству предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и (или) расчетных документах.
В пакет сопроводительных документов, поставляющая организация, обязана вложить сертификаты соответствия на поставляемые учебники.
Сертификат соответствия – документ, выданный по правилам государственной системы сертификации, указывающий, что обеспечивается необходимая уверенность в том, что должным образом идентифицированная продукция, процесс, работа, услуга соответствуют требованиям технических регламентов, стандартов или иных нормативных документов.
После получения заказ сверяете с сопроводительными документами и своим экземпляром бланка заказа, в случае выявленной недостачи товара или несоответствия условиям поставки, составляете «АКТ об обнаружении несоответствия качества и комплектности продукции (товара) требованиям договора, удостоверяющих качество при приемке заказа».
Примерная форма АКТа:
___________________________

      (наименование получателя)



     ____________________________

        (адрес получателя)


АКТ
об обнаружении несоответствия качества и комплектности продукции (товара) требованиям договора, удостоверяющих качество при приемке заказа

"__"_________ 200__ г.

         Место составления акта _________________________________________
         Комиссия в составе _____________________________________________
    _____________________________________________________________________
    _____________________________________________________________________
    При приеме товара (заказа) __________________________________________
    поступившего по ____________________ накладной № ____________________
    от "___"________ 200__ г.

         Грузополучатель ________________________________________________
         Грузоотправитель _______________________________________________
        
         Обнаружены следующие несоответствия (перечисляете):
         1. Количество товара  ___________________
    _____________________________________________________________________
         2. Качество изданий  _______________________
    _____________________________________________________________________
         3. Количество  осмотренной   продукции   (товара)   и   характер
    выявленных дефектов:

п/п
Наименование продукции (товара)
Ед. изм.
Кол-во
Из них забраковано
Характер выявленных дефектов


















































4. Продукция (товар) выгружена из ______________________________
(вагона, контейнера, автофургона)

в _________________________, полностью обеспечивающий ее сохранность.
(склад, хранилище)


Подписи лиц, участвовавших в составлении акта:

__________________                     ______________________
(подпись)                                (фамилия)

__________________                     ______________________
(подпись)                                (фамилия)

__________________                     ______________________
(подпись)                                (фамилия)



При поступлении заказа в школьные библиотеки все издания проходят процедуру приема, учета и оформления согласно «Инструкции по учету библиотечного фонда[1]».
При заказе художественной, отраслевой или справочно-энциклопедической литературы ознакомиться с каталогами и прайс-листами можно на сайтах издающих организаций.
Понимание со стороны администрации ОУ необходимости комплектования фондов школьной библиотеки, позволит восстановить фонды за счет обновлений учебно-методических комплексов, поступлений  новинок литературы для детей и юношества, создавая, таким образом, необходимые условия реализации положений ФГОС и предоставляя информационно-библиотечные ресурсы  для обеспечения высокого уровня качества образования обучающимся."



[1] Инструкция об учете библиотечного фонда: утв. приказом Министерства культуры Рос. Федерации 2 декабря 1998г №590.: [сайт] URL:  http://www.businesspravo.ru/Docum/DocumShow_DocumID_63933.html (дата обращения: 22.08.2011).

Все вопросы, предложения и замечания к материалу рассматриваются в любое время!



Автор ответил на отзыв о своей книге - Вадим Селин "Любовь со второй попытки"

Не прошло и года или горькая действительность практики введения должности "педагог-библиотекарь"







9 комментариев:

  1. А у нас год издания учебников (допустим "не ранее 2011 года издания") оговаривается в условиях договора.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Да, с публикацией тебя, Леночка!

      Удалить
    2. Елена, поздравляю! И хоть видел я статью раньше - все-таки журнал в руки попадает одному из первых - но весь глубинный смысл ощутил лишь теперь)) Успехов Вам и новых публикаций!

      Удалить
    3. Спасибо, Владимир!
      Было бы неплохо предоставить возможность электронной подписки на журнал, так было бы оперативней, а то пока получим номер новости или проекты уже прошли.

      Удалить
  2. Можно и так обозначить год издания, согласна.

    ОтветитьУдалить
  3. Уважаемая Елена Леонидовна! Столкнулись с трудностями при оформлении заказа по субвенциям. Разрешают в управлении образованием только учебники. Сослались на Вашу статью в ж. ШБ №8, показали все документы, но не услышаны.Было бы проще, если бы "библиотечные фонды" в скобках имели расшифровку для непонятливых. Можете ли что либо посоветовать? Может есть консультанты в РШБА , чтобы авторитетно расшифровали чиновникам что такое "библиотечный фонд"?
    С уважением В. Бродская, г. Воронеж

    ОтветитьУдалить
  4. Валентина Ивановна, спасибо, за вопрос. На самом деле выход есть - приказом того же отдела образования, внести ясность в толкование понятия "библиотечный фонд". Как я это сделала я расскажу в следующем посте, специально для Вас!

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Спасибо, что ответили, вопрос остаётся открытым, суммы большие. Жду вашего следующего пояснения.
      С уважением В. Бродская

      Удалить
    2. Немного разберусь с итогами мастер-класса и напишу об этой проблеме.

      Удалить

Отвечу на Ваши комментарии, вопросы и прислушаюсь к советам.
Оставляю без внимания комментарии анонимного характера.
Оставить комментарий очень просто:
- Нажмите на стрелку рядом с окошком Подпись комментария.
- Выберите Имя/URL.
- Наберите своё имя, строчку URL можете оставить пустой.
- Нажмите Продолжить и комментируйте!
Спасибо!

Архив блога

Просмотров·страницы