Формирование заказа на учебники: методический практикум

Как же это, друзья?

Человек смотрит на вишни в цвету

А на поясе длинный меч!
Кёрай

Как правильно составить заявку на поставку учебников в ОУ? Какие нормативные документы позволяют отстоять право на выделение средств для  пополнения библиотечного фонда ОУ? Можно ли избежать распространенных ошибок? Эти вопросы часто задают  ответственные лица в ОУ за составление заявки, будь это завуч или персонал библиотеки. Поэтому в своей статье я старалась ответить на эти вопросы и устранить некоторые Причины неэффективности заказа учебников.  

В журнале "Школьная библиотека" за 2011 год №8 опубликована моя статья "Комплектование библиотек образовательных учреждений как условие реализации Федеральных государственных образовательных стандартов: методический практикум" . 

Как и положено, сначала я даю ссылки на нормативы, а потом и сам алгоритм составления заявок на литературу в библиотеку ОУ. Нормативы Вам пригодятся для составления плана комплектования, анализа работы с учебным фондом, для формирования заявки и для составления программы развития библиотеки в части комплектования фондов.

Полностью материал прочитаете в №8, здесь я публикую извлечение  по  составлению заказа.

"После всех бухгалтерских  расчетов,  ОУ получает определенную сумму, на счет, для пополнения библиотечного фонда и методику расчета  заказа.

Если заявка выполняется централизованно по всем ОУ, то приказом отдела образования  назначается  ответственный специалист /методист за формирование заказа на уровне муниципального образования. Если  учреждение самостоятельно работает с заказом, то приказ составляется на уровне ОУ, также с указанием ответственного лица и сроков исполнения.

Показатель обеспеченности средствами на одного обучающегося можно рассчитать так: выделенная сумма, делится на контингент обучающихся ОУ. В сравнении со средней оптовой стоимостью учебника, рассчитаете приобретаемое количество учебников на выделенные средства. Этот показатель, пригодиться при подготовке финансовых и аналитических материалов.

Для определения списка учебников подлежащих включению в заявку, необходимо на общем педагогическом совете ОУ:

·              заслушать доклад о состоянии библиотечного фонда учреждения;

·              рассмотреть списки недостающей литературы, согласно приложения к учебному плану «Перечень программно-методического обеспечения учебного плана на 20__/20__ учебный год» ОУ; 

·              распределение списка недостающих учебников по источникам комплектования: за счет спонсорских средств, из средств муниципалитета, для самостоятельного приобретения законными представителями и т.д.;

·              решение педсовета внести в протокол, оформить выписку, проставить реквизиты и заверить.

Выписка из протокола педсовета ОУ должна храниться у ответственного за составление заказа и может быть представлена как доказательство общего решения педсовета в случае возникновения претензий, конфликтных ситуаций.

Далее оформляете бланк заказа, который должен быть выдержан в единой форме, установленного образца, утвержденный приказом отдела образования/учреждения. Табличный вариант бланка заказа на учебники целесообразно составлять на основе действующего, на момент составления заказа, Федерального перечня учебников, рекомендованных (допущенных) к использованию в образовательном процессе в образовательных учреждениях, реализующих образовательные программы общего образования и имеющих государственную аккредитацию. Пояснение к приказу/пояснительной записке: «Заказ формируется на основе ФП утв. приказом Минобрнауки от ____, № ____».

На бланке заявки в верхнем правом углу располагается гриф «Утверждаю» с ФИО руководителя ОУ, датой, подписью и печатью. Ниже, в центре, наименование заказа с обязательным указанием источника финансирования. Год издания учебника проставлять обязательно, с целью исключения выгоды в пользу поставщика.

В моей практике был заказ, в котором год издания не был указан, поскольку в ФП учебников он отсутствовал. Поставщик (известная российская книготорговая фирма) усмотрел в этом выгоду и поставил учебники на 2-3 года позднее издания, чем год исполнения заказа. Данный прецедент повлек за собой долгие административные разбирательства.

№ позиции ФП	Автор, название учебника	Издательство	Класс	Год издания	Количество	Сумма
515	Плешаков А.А., Природоведение	Дрофа	5	2010	25
ИТОГО:

В конце таблицы выводится итоговая сумма заказа и общее количество учебников. В нижнем левом углу бланка, как в любом официальном документе, принято указывать ФИО лица составившего бланк (Исполнил:), контактный телефон. Бланк  составляется в двух экземплярах один остается в ОУ для сверки.

 Методист/специалист, ответственный на уровне муниципалитета, за заказ, собирает такие бланки с каждого ОУ и составляет сводный заказ на учебники в формате Excel.

Далее, работа продолжается в тандеме со специалистами экономического отдела бухгалтерии – сверка, проставление цен, выверка итоговых сумм, подготовка и отслеживание заказа.

 Порядок и сроки поставки заказа по количеству и качеству регулируются условиями поставки (договор). Передача товара от поставщика к заказчику оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки и перевозки товара. Это могут быть накладные, товарно-транспортные накладные, счета, счета-фактуры. Приемка товаров по количеству предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и (или) расчетных документах.

В пакет сопроводительных документов, поставляющая организация, обязана вложить сертификаты соответствия на поставляемые учебники.

Сертификат соответствия – документ, выданный по правилам государственной системы сертификации, указывающий, что обеспечивается необходимая уверенность в том, что должным образом идентифицированная продукция, процесс, работа, услуга соответствуют требованиям технических регламентов, стандартов или иных нормативных документов.

После получения заказ сверяете с сопроводительными документами и своим экземпляром бланка заказа, в случае выявленной недостачи товара или несоответствия условиям поставки, составляете «АКТ об обнаружении несоответствия качества и комплектности продукции (товара) требованиям договора, удостоверяющих качество при приемке заказа».

Примерная форма АКТа:

___________________________

      (наименование получателя)

     ____________________________

        (адрес получателя)

АКТ

об обнаружении несоответствия качества и комплектности продукции (товара) требованиям договора, удостоверяющих качество при приемке заказа

"__"_________ 200__ г.

         Место составления акта _________________________________________

         Комиссия в составе _____________________________________________

    _____________________________________________________________________

    _____________________________________________________________________

    При приеме товара (заказа) __________________________________________

    поступившего по ____________________ накладной № ____________________

    от "___"________ 200__ г.

         Грузополучатель ________________________________________________

         Грузоотправитель _______________________________________________

        

         Обнаружены следующие несоответствия (перечисляете):

         1. Количество товара  ___________________

    _____________________________________________________________________

         2. Качество изданий  _______________________

    _____________________________________________________________________

         3. Количество  осмотренной   продукции   (товара)   и   характер

    выявленных дефектов:

№ п/п	Наименование продукции (товара)	Ед. изм.	Кол-во	Из них забраковано	Характер выявленных дефектов

4. Продукция (товар) выгружена из ______________________________

(вагона, контейнера, автофургона)

в _________________________, полностью обеспечивающий ее сохранность.

(склад, хранилище)

Подписи лиц, участвовавших в составлении акта:

__________________                     ______________________

(подпись)                                (фамилия)

__________________                     ______________________

(подпись)                                (фамилия)

__________________                     ______________________

(подпись)                                (фамилия)

При поступлении заказа в школьные библиотеки все издания проходят процедуру приема, учета и оформления согласно «Инструкции по учету библиотечного фонда[1]».

При заказе художественной, отраслевой или справочно-энциклопедической литературы ознакомиться с каталогами и прайс-листами можно на сайтах издающих организаций.

Понимание со стороны администрации ОУ необходимости комплектования фондов школьной библиотеки, позволит восстановить фонды за счет обновлений учебно-методических комплексов, поступлений  новинок литературы для детей и юношества, создавая, таким образом, необходимые условия реализации положений ФГОС и предоставляя информационно-библиотечные ресурсы  для обеспечения высокого уровня качества образования обучающимся."

---

[1] Инструкция об учете библиотечного фонда: утв. приказом Министерства культуры Рос. Федерации 2 декабря 1998г №590.: [сайт] URL:  http://www.businesspravo.ru/Docum/DocumShow_DocumID_63933.html (дата обращения: 22.08.2011).

Все вопросы, предложения и замечания к материалу рассматриваются в любое время!

Приглашаю в Сетевой мастер-класс по созданию виртуальной справочной службы

Автор ответил на отзыв о своей книге - Вадим Селин "Любовь со второй попытки"

Не прошло и года или горькая действительность практики введения должности "педагог-библиотекарь"